操作方便
　　形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。
　　傳遞快捷、實現資源共享
　　一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同
　　樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子束件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。
　　存儲空間小
　　無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達600MB～4000MB，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質文件的笨重就顯而易見了。
　　具有多種表現形式
　　隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。
　　復制時不容易丟失信息
　　紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。